Les règles de l'étiquette dans la communication personnelle sont indispensables, à la fois dans le monde des atomes et dans celui des bits. Et bien que les objectifs de communication puissent être variés, nous voulons tous que vous nous compreniez lorsque nous disons quelque chose dans n'importe quelle langue. L'utilisation de la langue a des règles de base d'utilisation en fonction du support que nous utilisons. Il est important de se rappeler que ce n’est pas la même chose de dire des choses en parlant qu’en écrivant. Nous ne pouvons pas utiliser les mêmes règles lorsque différents types d’écriture sont requis: un message papier, un courrier électronique, un mémo, une lettre de travail, etc.
Imaginez une situation imaginaire dans laquelle il n’était possible de communiquer que par courrier postal et de recevoir une réponse à une lettre, au minimum 15 jours. Je peux parier que n'importe qui penserait plus de deux fois ce qu'il écrit, car une erreur de communication coûterait au moins 30 jours d'angoisse pour tenter de la corriger. S'il est vrai que le courrier électronique nous a sauvés d'un tel scénario, nous devons également prendre au sérieux les règles de l'étiquette lorsque nous écrivons dans ce moyen de communication immédiat, du moins si nous voulons obtenir quelque chose en échange de notre acte de communication. C'est pourquoi nous présentons ici 10 règles d'étiquette essentielles pour écrire un email.
N'utilisez pas de lettres majuscules
GoodLifeStudio Crier n'a jamais été cordial, peu importe le support. En langue parlée, le coût social est élevé et il est très mal vu. Dans un courrier électronique également: Ne capitalisez aucun mot dans un message à titre personnel. Seuls les messages officiels (mémos, courriers électroniques à des fins de travail) qui ont pour objectif d'utiliser la hiérarchie des informations pour faciliter la lecture: titre, sous-titre, paragraphes informatifs peuvent faire l'objet d'une exception.
Être concret
L'avantage du courrier électronique en tant que moyen de communication immédiat est également un inconvénient lorsque nous en sommes le destinataire. Si vous vous mettez à la place de l'autre quand vous écrivez, vous comprendrez que lire des textes très longs peut signifier cesser de lire un autre des nombreux courriels reçus au même moment. C'est une raison suffisante pour que quelqu'un ne lise pas votre envoi.
Une salutation appropriée
Mesurez le niveau de respect de la personne que vous écrivez pour choisir le type de message d'accueil à utiliser. Commencez toujours par un message d'accueil simple et vous pourrez augmenter progressivement le respect si vous étendez le message d'accueil avec le nom, le prénom ou le titre du destinataire.
Commencez avec le titre
N'oubliez pas que l'e-mail comporte des éléments de base: titre, salutation, corps et signature. Toutes les parties sont importantes, mais celle qui parvient en premier au destinataire et qui peut déterminer que le courrier électronique est ou non lu intégralement est le titre. Utilisez le moins de mots possibles qui résument le contenu de tout le courrier. Il est très bien reçu du titre que vous offrez suffisamment d’informations pour que l’autre puisse détecter le niveau d’importance de votre message et décider si vous le lisez immédiatement ou si vous pouvez attendre un meilleur moment.
Ne pas renvoyer inutilement
La transmission d'un courrier électronique à un ou plusieurs destinataires est très polie lorsqu'on vous le demande. Mais s’ils ne vous le demandent pas, il est préférable de ne pas être attentif car vous pouvez générer des chaînes inutiles qui saturent la boîte de réception du destinataire.
Respecter le droit d'auteur
Dans la mesure du possible, cherchez toujours à donner crédit à ce qui ne vous appartient pas, même s'il est socialement accepté que le courrier électronique est un système de communication personnel, il est bien connu qu'aucune information envoyée par courrier électronique n'est à 100% privée. Un envoi personnel peut devenir une chaîne et des pénalités sévères sont prévues pour ceux qui distribuent du matériel original sans les droits qui leur sont dus (Copyright on the Web).
Avertir les destinataires cachés
Utiliser des destinataires cachés, en particulier dans les environnements de travail, peut être très grossier si le message est destiné à une seule personne et donner lieu à des malentendus (car le destinataire est toujours averti s'il y a des destinataires en copie cachée). Si vous écrivez un message pour vos activités professionnelles, utilisez mieux l’espace de copie traditionnel et essayez d’inclure la copie de l’acronyme ci-dessous avec les noms des personnes incluses. C'est le même format que celui utilisé dans le papier à lettres physique officiel et qui vous fait ressembler à une personne sérieuse qui n'a rien à cacher.
Utiliser les règles de ponctuation et d'orthographe
Faites-le avec l'attention nécessaire sur la langue dans laquelle vous écrivez. C'est un symbole de respect pour la personne qui reçoit et montre votre professionnalisme. Seulement si, pour des raisons techniques, vous ne pouvez pas utiliser l'orthographe d'accent, indiquez dans le courrier avec une légende: "Cet e-mail a été écrit intentionnellement sans accent pour des raisons de technique de communication."
La signature officielle
Si vous utilisez un courrier électronique d'entreprise, il est important de consulter le manuel d'utilisation de l'entreprise. Par exemple, vous devez utiliser les signatures d'entreprise de la déclaration d'intention, dans lesquelles les questions de sécurité ou les niveaux de responsabilité des messages envoyés sont spécifiés. De la même manière, les entreprises spécifient souvent le manuel d’identité à suivre lors de la rédaction d’un courrier électronique à partir de votre compte professionnel.
Je ne conçois pas
Nous ne parlons pas de règle esthétique, mais en pratique, les motifs ajoutés au texte de vos courriels (gifs animés, graphiques au format HTML) peuvent empêcher l'un de vos destinataires de lire le courrier, car tout le monde n'a pas accès aux messages cryptés. avec HTML.
