Voici quelques-unes des questions les plus courantes lors d'une entrevue pour un poste d'assistante administrative ou de secrétaire, des réponses possibles à ces questions et quelques conseils d'ordre général.
Assistante administrative: questions et réponses communes
- Quels programmes informatiques avez-vous utilisés dans vos emplois précédents et quels sont ceux avec lesquels vous vous sentez le plus à l'aise? La vérité est que je me sens très à l'aise avec Word, PowerPoint, Outlook et Excel. J'ai quelques expériences avec MS Access, mais je ne me considérerai pas comme un expert. Cependant, avec les autres programmes mentionnés, j'ai pu préparer des présentations, des documents et des feuilles de calcul. De plus, je suis capable de gérer les emails de plusieurs comptes et d'organiser des calendriers dans Outlook. Pour le prouver, j'ai le certificat d'utilisateur avancé Microsoft Office 2010.
- Avez-vous une expérience de supervision d'autres personnes dans le bureau? Dans mon dernier emploi, j'étais responsable de la formation des étudiants qui effectuaient des stages dans notre entreprise. Pendant 3 mois, j'étais chargé de leur enseigner toutes les procédures administratives et de répondre à leurs questions. En outre, plusieurs tâches quotidiennes leur étaient assignées pour voir comment elles fonctionnaient. Finalement, j'étais chargé de compléter l'évaluation de chacun d'eux.
- Comment gérez-vous les situations dans lesquelles votre patron est stressé et soumis à beaucoup de pression? J'essaie que le stress et la pression subis par mon patron n'affectent pas ma productivité, j'essaie de calmer la situation et de montrer à mon supérieur hiérarchique qu'il peut compter sur moi pour résoudre tous les problèmes. Dans ces situations, j'ai tendance à être proactif et à proposer à mon superviseur des solutions que je n'aurais peut-être pas envisagées.
- Préférez-vous travailler en équipe ou dans le respect de l'indépendance totale de chaque employé? J'ai toujours eu le sentiment de faire partie de l'équipe aux postes que j'ai occupés. Lorsque je dois m'asseoir pour effectuer mes tâches de manière indépendante, je le fais sans problème, mais j'aime bien collaborer avec les autres membres du bureau pour atteindre les objectifs communs.
- Qu'attendez-vous de votre superviseur? J'attends du superviseur du respect, des tâches difficiles et un sens de l'équipe. De la part de mon superviseur, je n’attends pas que l’on me jette des papiers au visage, me demande des choses sans me regarder dans les yeux ou me fasse sentir comme un esclave. Je connais la valeur que je peux apporter à une équipe et j'espère être traitée avec le respect que toute personne mérite. De plus, j'aimerais que mon superviseur fasse confiance à mes capacités, m'assigne des tâches difficiles et me considère comme faisant partie du succès de l'équipe.
- Quelle est votre plus grande compétence et comment comptez-vous l'utiliser dans ce travail? Ma plus grande capacité est la capacité de communiquer avec les gens de manière naturelle, productive et détendue. J'utiliserais cette capacité pour toujours essayer de garder une longueur d'avance sur les attentes de mon superviseur; Lorsque vous proposez quelque chose dont vous avez besoin, je l’ai peut-être déjà prêt à livrer.
- Quelle est votre plus grande faiblesse? Ma plus grande faiblesse a toujours été la partie technique du travail, les programmes informatiques et le fonctionnement des ordinateurs. Par conséquent, au cours de l’année écoulée, j’ai décidé de vaincre ma peur et d’obtenir le certificat Microsoft mentionné précédemment. Bien que je reconnaisse que je ne suis pas un nerd de l'informatique, au moins, j'ai le niveau requis pour effectuer n'importe quelle tâche qui m'est confiée.
- Avez-vous des problèmes pour répondre au téléphone de réception, aux personnes qui entrent au bureau et aux tâches de l’ordinateur? Bien sûr que non. L’une des vertus d’un bon administratif est de savoir s’acquitter des différentes fonctions requises. J'ai déjà 4 ans d'expérience dans le multitâche: téléphone, visiteurs, superviseur, ordinateur ... et même aider un partenaire si vous avez besoin d'aide.
En savoir plus: exemple de CV d'une secrétaire, 5 astuces pour votre entretien téléphonique, questions illégales
Photo @ Monica Rodriguez
